ArtSider — uporządkowanie sprzedaży B2B i procesu ponownego kontaktu
ArtSider sprzedaje przede wszystkim papierowe i termiczne kubki kawiarniom. Firma posiada już własną aplikację wspierającą magazyn i obsługę zamówień, dlatego głównym problemem nie był brak kolejnego rozbudowanego systemu AI, lecz niewykorzystany potencjał procesu sprzedaży i relacji z klientami.
150–200 zł
szacowany pełny koszt pozyskania jednego klienta
~2/3
spotkań kończyło się zainteresowaniem
ok. 10 zainteresowanych kawiarni na 15 spotkań
8 400 zł
scenariusz do walidacji — potencjalna wartość w pierwszych 12 miesiącach*
*Scenariusz do walidacji, nie osiągnięty wynik ani prognoza. Zakłada 1 dodatkowego stałego klienta miesięcznie, zamówienie orientacyjnie raz na 2 miesiące i ok. 200 zł zysku na zamówieniu.
Wyzwanie
Ponowny kontakt po spotkaniach był pomijany, a ponowne zamówienia zależały od klienta.
Firma inwestowała w spotkania z kawiarniami, ale nie miała procesu, który pilnowałby kolejnego kontaktu. Szacowany pełny koszt pozyskania klienta wynosi ok. 150–200 zł, a stały klient zamawia orientacyjnie średnio raz na 2 miesiące.
Brakowało jednego miejsca ze statusem szansy, terminem następnego kontaktu i listą klientów do reaktywacji. Ponowne zamówienia w dużej mierze zależały od tego, czy klient sam wróci.
Ponowny kontakt po spotkaniach z kawiarniami był niesystematyczny i wielokrotnie pomijany.
Firma nie miała jednego miejsca pokazującego status szansy, termin następnego kontaktu i klientów wymagających reaktywacji.
Ponowne zamówienia w dużej mierze zależały od tego, czy klient sam wróci.
Przy ok. 15 spotkaniach i ok. 10 zainteresowanych kawiarniach kolejny krok nie był pilnowany systemowo.
Główny wniosek
Najpierw proces sprzedaży, potem ewentualna większa technologia.
Firma posiada już aplikację do magazynu i zamówień. Zamiast budować kolejny system, rekomendacją było wykorzystanie tego, co już działa, i uszczelnienie ponownego kontaktu oraz retencji.
„Największą wartością nie zawsze jest wdrożenie większej liczby automatyzacji lub AI. W ArtSider najpierw należało uporządkować proces sprzedaży, ponowny kontakt i retencję.”
Rekomendowane rozwiązanie
P1 — PRIORYTET 1 — Lekki system ponownego kontaktu i reaktywacji
Szybka korzyść
Zamiast wdrażania pełnego CRM-u lub rozbudowanego agenta AI zaproponowano rozbudowę obecnej aplikacji o lekki system ponownego kontaktu i reaktywacji.
Minimalny zakres
status klienta lub potencjalnego klienta, data ostatniego kontaktu, data następnego kontaktu, właściciel kontaktu, krótka notatka, data ostatniego zamówienia.
Widoki
„Dzisiaj”, „Zaległe”, „Następne 7 dni” i „Do reaktywacji” oraz automatyczne tworzenie przypomnienia/zadania.
Kontakt z klientem nadal pozostaje po stronie człowieka. System ma przede wszystkim pilnować terminów, statusów i historii.
P1 — test kanału „próbka → zdalny ponowny kontakt → zamówienie”
Stan na audyt
Firma wysłała już 20 paczek testowych do Warszawy.
Cel
Porównanie kosztu i czasu tego kanału z fizycznymi wyjazdami.
To dodatkowy obszar zidentyfikowany w audycie — do walidacji, a nie wdrożony rezultat.
P2 — standaryzacja sprzedaży i transfer wiedzy
Obserwacja
Skuteczność Kamila była wyższa niż Mikołaja, ale przyczyna nie była znana.
Rekomendacja
Wspólny standard spotkania, mierzenie wyników i dopiero później ewentualna analiza rozmów z pomocą AI.
To osobny obszar audytu, niezależny od scenariusza ponownego kontaktu i retencji.
P3 — dalsza automatyzacja zamówień / wysyłki
Priorytet
Niski przy obecnym wolumenie. Ręczne wprowadzanie danych nowego klienta zajmuje ok. 10 minut.
Wniosek
Przed budową integracji należy najpierw zwalidować jej wykonalność i ekonomię.
Nie rekomendowano rozpoczynania od rozbudowanej automatyzacji zamówień.
Potencjał biznesowy
Jaki potencjał może mieć usprawniony ponowny kontakt i reaktywacja?
8 400 zł
scenariusz do walidacji — potencjalna wartość w pierwszych 12 miesiącach
Jeżeli usprawniony ponowny kontakt i reaktywacja pozwolą średnio pozyskać 1 dodatkowego stałego klienta miesięcznie, a klient będzie zamawiał orientacyjnie raz na 2 miesiące, przy orientacyjnym zysku ok. 200 zł na zamówieniu:
Zamówienia w pierwszych 12 miesiącach
42
Potencjalna wartość w pierwszych 12 miesiącach
ok. 8 400 zł
Z czego kolejne zamówienia z utrzymania klientów
ok. 6 000 zł
Liczby nie są osiągniętym wynikiem, gwarantowanym zwrotem z inwestycji ani prognozą. To scenariusz z raportu, który dopiero należy zwalidować.
Scenariusz do walidacji — nie osiągnięty wynik ani prognoza
Dlaczego nie pełny CRM?
Rozbudowa obecnej aplikacji zamiast nowego systemu
ArtSider posiada już własną aplikację do magazynu i zamówień. Rekomendacją nie było wdrażanie pełnego CRM-u ani rozbudowanego agenta AI, lecz dodanie lekkiej warstwy ponownego kontaktu do systemu, który firma już ma.
Nie na start
- pełny CRM
- rozbudowany agent AI
- osobny system zamiast obecnej aplikacji
- integracje bez walidacji ekonomii
Na start
- status klienta lub potencjalnego klienta
- data ostatniego i następnego kontaktu
- właściciel kontaktu
- krótka notatka
- data ostatniego zamówienia
- widoki „Dzisiaj / Zaległe / Następne 7 dni / Do reaktywacji”
Kolejne kroki
Krok 1
Szybka korzyść
- rozbudowa obecnej aplikacji
- statusy, terminy i właściciel
- widoki ponownych kontaktów
Cel: Jedno miejsce na szansę, kolejny kontakt i reaktywację.
Krok 2
P1 — kanał próbek
- 20 paczek testowych do Warszawy
- zdalny ponowny kontakt
- porównanie z wyjazdami
Cel: Walidacja kosztu i czasu kanału, nie założenie o skali.
Krok 3
P2 — standard sprzedaży
- wspólny standard spotkania
- mierzenie wyników
- transfer wiedzy w zespole
Cel: Najpierw porównywalny proces, dopiero później ewentualne AI.
Krok 4
P3 — automatyzacja później
- ok. 10 minut na nowego klienta
- niski priorytet przy wolumenie
- walidacja ekonomii integracji
Cel: Nie budować integracji, zanim nie potwierdzi się ich sens.
Podział ról
System pilnuje
- terminy kolejnego kontaktu
- status klienta i szansy
- historia notatek i kontaktów
- widoki „Dzisiaj”, „Zaległe”, „Następne 7 dni” i „Do reaktywacji”
- automatyczne przypomnienie/zadanie
Człowiek prowadzi relację
- rozmowa z kawiarnią
- relacja i treść ponownego kontaktu
- decyzja o kolejnym kroku
- zamknięcie lub dalsze prowadzenie szansy
Rekomendacja dotyczy procesu i narzędzia przypominającego o terminach — nie wdrożonego automatycznego sprzedawcy.
Referencja klienta
Gdzie w Twojej firmie uciekają już pozyskane szanse?
Audyt procesów pomaga znaleźć miejsca, w których firma traci czas, klientów lub przychód — zanim zaczniemy inwestować w kolejne narzędzia i automatyzacje.